9 полезни трика за по-добра работа с Gmail

14/07/2019, 05:00

Управлението на електронната поща е трудна, но необходима ежедневна задача за много хора. Ако сте един от 1,5-те милиарда души, които ползват услугата на Google, Gmail, имате възможността да използвате някои функции, спестяващи време.

От Business Insider са подбрали най-полезните от тях. Ето кои са те:

1. Позволете на Google да ви помага при писането на имейли

Знаете ли за функцията Smart Compose на Google, която завършва изреченията ви, докато пишете? За да активирате тази функция на десктопа, кликнете върху иконата на зъбно колело и превъртете надолу до „smart compose“ под таба „general“. На Android докоснете иконата на три хоризонтални линии в приложението Gmail, изберете „Settings“, изберете профила си и превъртете надолу до „smart compose“. Тази функция все още не е достъпна за iPhone, но ще се появи по-късно.

2. Излезте от Gmail от всяко устройство

Ако искате да сте сигурни, че сте излезли от Gmail профила си на устройствата, които вече не използвате, превъртете надолу страницата на входящата си поща на десктопа и кликнете върху бутона „details“. Ще се отвори нов прозорец, който показва текущо отворените и скорошните сесии на Gmail. Натиснете бутона „sign out all other Gmail web sessions“, за да излезете от уеб версията на Gmail на всяко устройство.

3. Планирайте кога да се изпращат имейлите ви

Можете да планирате изпращането на имейлите си в предварително определени часове, като например утре сутрин, утре следобед, или на конкретна дата и час по ваш избор. За да направите това на десктопа, кликнете върху стрелката до бутона „send“. В мобилната версия, натиснете трите точки, които се появяват в горния ъгъл на приложението, когато пишете имейл.

4. Отложете имейли за по-късно преглеждане

Gmail разполага с удобна функция за отлагане на преглеждането на някои имейли, която може по-късно да ви подсети, че имате имейли за четене. Когато използвате версията на Gmail за десктоп, изберете съобщение и кликнете с десния бутон върху него. След това натиснете опцията „snooze“ и изберете време, в което искате да ви бъде напомнено за имейла. В мобилното приложение Gmail, докоснете съобщението, което искате да отложите, натиснете трите точки в горната част на екрана и изберете „snooze“.

5. Намерете всички имейли от конкретен подател

Кликнете с десния бутон върху имейла и изберете опцията „find all emails from“ в долната част на изскачащото меню.

6. Използвайте Gmail без интернет връзка

Офлайн режимът на Gmail може да бъде много полезен. Ако използвате версията на Gmail в G Suite на Google за корпоративни клиенти, администраторът ви ще трябва да осигури офлайн достъп. За да активирате офлайн режима за Gmail, кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и изберете „settings“. След това отворете таба „offline“.

7. Задайте дата на изтичане и парола за поверителни имейли

Ако споделяте лична информация по имейл, може би е добра идея да използвате конфиденциалния режим на Gmail. Тази функция ви позволява да зададете дата на изтичане и парола за конкретни имейли, както и да попречи на получателите да отпечатват, препращат или изтеглят съдържанието на имейла.

За да използвате конфиденциален режим на десктопа, съставете имейл и кликнете върху иконата, която прилича на катинар с часовник пред него, разположена най-долу, вдясно. Ще се отвори прозорец, който ви позволява да изберете дата на изтичане на съобщението и ви позволява да решите дали искате получателят да получи парола.

В мобилното приложение на iPhone или Android, натиснете трите точки в горния десен ъгъл на екрана, когато пишете имейл и изберете „confidential mode“.

8. Връщане на вече изпратен имейл

След като кликнете върху бутона „send“ ще забележите малко съобщение, което ви уведомява, че съобщението е изпратено. До съобщението има и бутон „undo“, който ви позволява да върнете имейла, независимо дали използвате десктоп версията на Gmail или мобилното приложение.

Но Google ви дава само няколко секунди, за да върнете вече изпратено съобщение, така че не забравяйте да го направите бързо. Можете да изберете дали искате периодът за анулиране на изпращането да е 5, 10, 20 или 30 секунди в менюто с настройки.

9. Маркирайте всички непрочетени имейли като прочетени

За да направите това на десктопа, изберете бутона за избор в лентата с инструменти на Gmail, който се намира над входящата ви поща. Това е символът, който изглежда като квадрат със стрелка надолу до него. След това изберете типа съобщение, което искате да изтриете или маркирате като прочетено. Можете да изберете всички съобщения, прочетени съобщения, непрочетени съобщения, съобщения със звезда и съобщения, които не са означени със звезди.

Например, ако искате да маркирате всички ваши непрочетени имейли като прочетени – изберете опцията непрочетени от това падащо меню и след това натиснете иконата „mark as read“ в лентата с инструменти, която прилича на отворен плик.